Пълно информационно осигуряване на вашата проява, отчет, проектно предложение, отделна презентация

Семинари и подобни прояви

Проявите от този вид представляват групови срещи "на живо" с цел обсъждане, обучение или обмяна на опит, най-често по предварително определена тема. Те имат много разновидности и са известни с различни имена. Примери са:

  • семинари
  • работни срещи
  • кръгли маси
  • конференции
  • конгреси
  • информационни прояви
  • интензивни курсове
  • Интернетски срещи/семинари

Най-често участниците в семинарите, независимо дали са активни участници или слушатели, имат някаква предварителна подготовка по обсъжданите въпроси, които рядко са предназначени за широка публика. Характерен за тези прояви е интензивният обмен на информация, поради което рядко може да се разчита единствено на паметта или записките, водени от самите участници в проявата. Неоценима помощ за всички участници и слушатели оказват предварително подготвените помощни материали, раздавани преди, след или по време на проявата.

За разлика от недалечното минало, когато всички (или поне повечето) подобни материали бяха печатни (т.е. такива на хартиен носител), днес голяма част от тях са е-материали (т.е. файлове) и се разпространяват по Интернет.

Видове материали по носител и начин за разпространение

В зависимост от носителя, материалите, подготвяни за един семинар, могат да бъдат:

Вид на материалаПримериНачин на разпространение
печатни материалилистовки, плакатипоща, раздаване "на ръка"
е-материалиpdf-/текстов файле-поща, качване на Интернет страница/сайт
мултимедияизпълним файл (файлове)е-поща, раздаване на CD-та/DVD-та, качване на Интернет страница/сайт
интернет страници (сайт)html файлове на определен Интернет адрес (URL)качване на Интернет сайт и посочване/изпращане на линка за сваляне/разглеждане от Интернет

Това разнообразие от материали, медии и начини на разпространение дават възможност за множество варианти, като във всеки конкретен случай обстоятелствата диктуват, коя комбинация е най-подходяща.

Има прояви, при които организаторите имат грижата за всички материали, а от самите участници в проявата се очаква единствено да предадат в определен срок е-материал за собствената си презентация. Друг път, организаторите подготвят само общи промоционални материали и самата програма, а материалите за раздаване по отделните презентации са грижа на самите участници.

Предварителни или общи материали и програма на проявата

Подготовката на организаторите на семинар, конференция или конгрес включва два вида от материали за раздаване и други промоционални материали: общи и обвързани с конкретната програма.

Общите промоционални материали са такива, които предшестват или не зависят от конкретните участници и окончателната програма.

Примери на общи промоционални материали са:

  • промоционални постери, които могат да се разпратят на ранен етап до партньорските организации. Съдържат художествена стойност, лога на организатори и/или спонсори, заглавието на проявата, датите и мястото на провеждане. Също контактна информация, крайни срокове, ключови лектори. Могат да се създадат електронни версии, ако това се изисква от възприетата схема на разпространение. В някои случаи последните могат да заменят изцяло печатните версии на материалите.
  • листовки, съдържащи заглавието, описание на проявата, място на провеждане, дати, крайни срокове, контактна информация.
  • специални папки за проявата с джобове и заредени с промоционални материали. Върху тях са посочени заглавието, лога, художествени материали, дати и място на проявата.
  • промоционални предмети като тефтери, писалки, моливи, джаджи.

Общо за всички подобни материали е, че те могат да се обмислят и изготвят предварително, след като са станали известни общите параметри, като тема (теми), времетраене, място на провеждане и дати на проявата.

Обвързаните с конкретната програма материали, от друга страна, често поне частично не са готови до няколко дена преди датата на проявата. Ето няколко примера:

  • програма на проявата: листовка, брошура или постер, в зависимост от размера на проявата.
  • индивидуални поименни баджове за регистрираните участници в проявата
  • материали за раздаване за отделни презентации
  • сборник на участващите материали, подробни текстове на участниците, които са изпратили материалите си навреме.

Най-скромният финансов ангажимент на организаторите, който представлява и необходимият за доброто протичане на проявата минмум са: малък, но добре обмислен набор от промоционални материали и програма, които се разпращат на участниците предварително като е-документи.

Е-материали, мултимедия и Интернет

Всичките печатни материали, посочени по-горе, могат да се дублират като
е-материали (например PDF- или текстови файлове), които да се разпространяват по е-поща или да се качат на сайта на проявата. Това е особено подходящо за материалите, непостъпили до изтичането на технологично възможния краен срок, както и за програмата, която може да търпи промени чак до завършването на самата проява.

Все по-често срещано е подготовката на една или повече специални Интернет страници (например, на сайта на организатора) или, макар и рядко, на нарочен Интернет сайт (което във всички случаи е по-трудоемко и по-скъпо).

Предполагаемо разпространение (тиражи)

При семинарите, предполагаемото разпространение на материалите (съответно, предполагаемите посещения на специализираната страница/сайт или свалянията на е-материалите; тиражите на печатните материали) е най-често от порядъка на няколко десетки. Едва при по-мащабните прояви като симпозиуми и конгреси бройките (тиражите) могат да достигнат няколкостотин.

>>>     >>>
Тираж по желание
www.zvezdi.org
 
 
Copyright © Ад Хок 2009-2012. Всички права запазени.